Matryca Eisenhowera – czym jest i jak z niej korzystać?
Ważny klient oczekuje od ciebie zamówionego projektu, auto zaczęło wydawać podejrzane dźwięki oraz przydałoby się zadbać o kondycję, bo dostajesz zadyszki, zaledwie patrząc na schody. Zadania piętrzą się, wydaje ci się, że jesteś niesamowicie zapracowany, ale czy jesteś efektywny?
Czym jest matryca Eisenhowera?
Dwight Eisenhower – 34. prezydent USA – człowiek tak produktywny, efektywny i zorganizowany, że kiedy zmarł, postanowiono zgłębić sekret jego sukcesu. W swoim przemówieniu z 1954 r., cytując anonimowego dziś rektora uniwersytetu, powiedział:
Mam dwa rodzaje problemów: pilne i ważne. Te pilne nie są ważne, zaś te ważne nigdy nie są pilne.
Po opracowaniu tej idei powstał system pozwalający przyporządkować obowiązki wedle ich ważności i pilności, do jednej z czterech grup – ćwiartek macierzy Eisenhowera. Kontrola nad zyskanym czasem pomaga zrealizować założone cele.
Jak korzystać z matrycy zarządzania czasem – przykłady
Podstawą jest umiejętność rozróżnienia zadań pilnych i ważnych. W zdefiniowaniu ich pomogą odpowiedzi na proste pytania. Nie są to jednak twarde reguły, jedynie wskazówki:
- Do kiedy zrobić? – jeżeli termin jest ustalony i wiesz, jak dużo czasu zajmie ci wykonanie zadania, to jesteś w stanie określić, czy jest ono pilne. Nie ma w ogóle terminu – nie jest pilne.
- Co będzie, jeśli zadania/e:
- nie zrobię – konsekwencje niewykonania będą poważne i nieprzyjemne? – jest ważne;
- zrobię – realizacja przyniesie korzyści teraz lub długoterminowo? – jest ważne.
Ćwiartka I: ważne i pilne
Sprawy z terminem na już. Mogą pojawić się nagle, nie da się ich przewidzieć, ale mogą tu też „awansować” zbyt długo odkładane zadania z ćwiartki II. Zbytnie ich nagromadzenie powoduje stres i przepracowanie:
- awaria kluczowego sprzętu;
- nagła choroba;
- bliski termin oddania ważnego projektu.
Ćwiartka II: ważne i niepilne
Najważniejsza w matrycy Eisenhowera. Rzeczy ważne dla ciebie, przynoszące korzyści w przyszłości. Pozwalają się rozwijać i wpływają dobrze na samopoczucie. Niestety łatwo je prokrastynować i zaniedbać:
- odpoczynek i dbanie o zdrowie;
- budowanie trwałych relacji z klientami;
- samorozwój, kursy, szkolenia.
Przeczytaj również: Metoda TRZOS, czyli jak efektywnie planować pracę
Ćwiartka III: nieważne i pilne
Zadania często narzucone przez innych, zajmują najwięcej czasu i odciągają od ćwiartki I i II:
- rachunki, które można płacić automatycznie zamiast ręcznie;
- spotkanie, które mogło być mailem;
- telefon z banku, który okazał się niechcianą ofertą kredytową.
Ćwiartka IV: nieważne i niepilne
Pożeracze czasu i ucieczka od obowiązków. W rozsądnych ilościach pomagają się zrelaksować, ale w nadmiarze kradną cenne godziny i potęgują wrażenie marnowania czasu:
- przeglądanie social mediów godzinami;
- oglądanie programów bez wartości i satysfakcji;
- gawędzenie przy kawce ze współpracownikami.
Podsumowanie
Prawidłowe zidentyfikowanie priorytetów zadań to połowa sukcesu. Podzielona na ćwiartki matryca Eisenhowera pomaga je uporządkować. Określ, co jest dla ciebie ważne długoterminowo, gaś metaforyczne i dosłowne pożary szybko, pamiętaj o odpoczynku i relacjach z bliskimi.
Autor tekstu: Katarzyna Załoga
