Metoda ALPEN, czyli jak skutecznie zarządzać swoim czasem
Czy masz wrażenie, że tracisz zbyt wiele godzin w pracy, co przekłada się na Twoją efektywność? A może Twoim problemem jest brak umiejętności opanowania chaosu organizacyjnego, potęgowanego dużą ilością obowiązków? Sięgnij po skuteczną technikę zarządzania czasem. Zaproś do swojego biura metodę ALPEN!
Metoda ALPEN – skąd taka nazwa?
ALPEN wywodzi się z języka niemieckiego. Jest skrótowcem od słów: Aufgaben (zadania), Länge schätzen (szacowanie długości), Pufferzeiten einplanen (przerwy i pauzy), Entscheidungen treffen (priorytety) oraz Nachkontrolle (kontrola).
Nic dziwnego, że nazwa tego podejścia w planowaniu wywodzi się akurat z Niemiec. Nasi zachodni sąsiedzi znani są na całym świecie z uporządkowanego sposobu życia w każdej sferze, a już zwłaszcza w zawodowej. Dzięki takim małym kroczkom „do przodu” w codziennej pracy dziś stanowią potęgę gospodarczą. Warto brać z nich przykład!
ALPEN – o co tutaj chodzi?
Ta metoda zarządzania swoim czasem pracy nie jest skomplikowana i można ją wdrożyć niemal od razu. Analogicznie do słów, o których pisaliśmy powyżej, składa się ona z następujących etapów:
- utworzenie listy zadań – czyli „rozkładu jazdy” na dany dzień; dobrze pogrupować sobie „misje” tematycznie bądź pod względem danego obszaru działań, nie zapominając przy tym o pracach, których nie ukończyliśmy poprzedniego dnia; warto posługiwać się skrótami, by nie tracić ani sekundy; mogą pomóc w tym aplikacje, bądź – jeśli jesteśmy tradycyjni – kartka i długopis, który z przyjemnością będzie wykreślał „odhaczone” punkty;
- oszacowanie terminu trwania – przy każdym punkcie działania należy uwzględnić przypuszczalny czas potrzebny na jego wykonanie; przy szacunku warto kierować się realizmem, należy też zwrócić uwagę na to, by dany cykl nie trwał ani zbyt krótko (może to skutkować przeniesieniem pracy na dzień kolejny) oraz zbyt długo (wtedy zabraknie chwil na pozostałe zadania); dane przedsięwzięcie powinniśmy wykonywać dokładnie tyle czasu, ile na nie zaplanowaliśmy;
- reguła „60/40” – rozwiązanie ALPEN nie zostało stworzone jako bezlitosny bicz na plecy biednego pracownika; zgodnie z jej ideą powinien on zaplanować tylko 60% całej fazy swojej pracy (w przypadku 8-godzinnego systemu wypełniania obowiązków należy zaplanować 5 godzin); pozostały czas trzeba pozostawić na wszelkie nieprzewidziane przypadki (np. opóźnienia w dostawach bądź problemy techniczne ze sprzętem); dzięki temu nasz plan będzie miał szanse powodzenia.
Metoda ALPEN – najpierw to, co ważne, ale bez nerwów
Technika, o której piszemy, jest przetestowanym majstersztykiem. Pozwala na pewną elastyczność w działaniu, ale skłania do hierarchizacji naszych działań zawodowych. O tych zagadnieniach mówią kolejne etapy naszego pięciostopniowego stylu:
- wyznaczenie priorytetów – jedna z najważniejszych kwestii; nasze zadania w danym dniu pracy powinny mieć swoją „ważność”: najpierw zajmujemy się załatwieniem tych „na wczoraj”, a te, które mogą poczekać, odkładamy na późniejszy termin; trzeba także położyć nacisk na weryfikację i rozróżnienie między „zadaniami ważnymi, ale niepilnymi” a „nieważnymi, ale pilnymi”;
- kontrola realizacji – świat się nie zawali, jeśli nie uda nam się ukończyć któregoś z zamierzonych celów; metoda ALPEN pozwala na korekty i możliwość przeniesienia spraw na dni następne; brak możliwości wykonania wszystkich założeń jest najczęściej spowodowana wcześniejszym błędnym oszacowaniem czasu pracy i przypadkami, na które pracownik nie ma wpływu, np. sytuacje losowe czy awarie.
Przeczytaj również: Pisanie tekstów – o tym musisz wiedzieć
Zarządzanie czasem – argumenty na „plus”
Zalety tej formy organizacji stylu pracy niewątpliwie niosą korzyści. Dzięki wyznaczeniu sobie standardów i priorytetów pracownik zawsze wie, czym w danej chwili powinien się zajmować i nie będzie stosował wszelakich rozpraszaczy. Z pomocą skrupulatnie wykonanych notatek w postaci podpunktów nic mu nie umknie, co z łatwością pozwoli zredukować niepotrzebny stres.
Główną zaletą tej opcji planowania będzie z pewnością fakt, że wpłynie ona pośrednio na wyniki działań, dzięki czemu będzie pewność, że projekty nie poszły na marne. Nie chcemy przecież pracować niepotrzebnie.
Autor tekstu: Kamil Rycerz
